1 Pojam, podrijetlo i uporaba intraneta
Intranet je privatna računalna mreža neke organizacije
koja koristi Internet protokole, mrežnu povezanost i mogućnosti javnih
telekomunikacijskih sustava kako bi omogućila svojim zaposlenicima sigurnu
razmjenu informacija ili obavljanje nekih radnji vezanih za organizaciju.
Ponekad se termin intranet odnosi na svoju najuočljiviju uslugu, interne
web stranice. Za izgradnju intraneta koriste se isti koncepti i tehnologije
potrebne i za Internet, kao što su klijenti i serveri koji koriste Internet
protokol (IP). Koriste se i drugi Internet protokoli kao što su HTTP,
FTP i e-mail.
Jednostavno rečeno, intranet je termin koji označava primjenu tehnologije
Interneta i World Wide Weba (WWW)
na unutarnju mrežu. Baš kao što Internet povezuje i olakšava dostupnost
informacija iz mreža i računala u tvrtkama, poslovima, vladama i školama
po cijelom svijetu, tako intranet povezuje i omogućava pristup otocima
informacija na odvojenim računalima unutar neke organizacije.
Ova tehnologija uključuje standarde, protokole, alate i jezike koji
su jednostavni, dosljedni i lako se rabe. Intranetove mogućnosti su
slične Internetu, ali na mreži korporacije ili na unutarnjoj mreži.
2 Pojam ekstraneta
Intranet mreže razlikuju se od ekstranet
mreža po tome što se one prvenstveno
odnose na zaposlenike neke organizacije dok ekstranet karakterizira
dostupnost i klijentima, dobavljačima, suradnicima ili drugim ovlaštenim
strankama.
Intranet ne mora nužno imati pristup internetu. Ako je omogućen, obično
se odvija kroz izlaz zaštićen vatrenim zidom, uz identifikaciju korisnika,
kodirane poruke i često kroz upotrebu virtualnih privatnih mreža (VPN).
Kroz takav sustav, zaposlenici mogu sa udaljenih mjesta pristupiti informacijama
organizacije, računalima i internom komunikacijskom sustavu.
Intranet, osim međusobne komunikacije zaposlenika, koja može korištenjem
on-line foruma dovesti i do stvaranja novih poslovnih ideja, koristi
se i za isporuku softverskih alata i aplikacija za unaprjeđenje produktivnosti.
3 Koncepcija intraneta
Intranet je bilo kakva unutarnja mreža računala neke tvrtke
koja funkcionira na način sličan i kompatibilna Internetu.
Uloga intraneta općenito varira od slučaja do slučaja tako da on može:
• Biti zamjenom za lokalnu mrežu
• Povezati više lokalnih mreža
• Biti zamjenom na rasprostranjenu mrežu
• Povezati lokalne mreže s rasprostranjenom mrežom.
Uspostavljanjem intraneta uvelike se unapređuju neke važne
primjene poslovnoga upravljačkoga informacijskog sustava, jer se u njega
ugrađuju neki servisi inače karakteristični za Internet. Poboljšanja
su najočiglednija u sljedećim aplikacijskim područjima:
• Razmjena informacija među djelatnicima.
Uvođenjem unutarnje elektroničke pošte u velikoj se mjeri otklanja potreba
za klasičnom, formalnom i neformalnom, unutarnjom korespondencijom.
Pisana sredstva komuniciranja unutar poslovnog sustava, kao što su oglasne
ploče, interne novine, cirkularna pisma, memorandumi, podsjetnici, požurnice,
aktualne obavijesti i slično, praktički nestaju. Nestaje djelomično
i potreba za usmenom komunikacijom, posebno u njezinu formalnom i, eventualno,
protokolarnom segmentu. Naravno, usmenu komunikaciju nije ni moguće
niti potrebno eliminirati.
• Sudjelovanje u upravljanju. Tzv. participativno
upravljanje jedan je od suvremenih oblika menadžmenta u poslovnim sustavima.
Pri takvu načinu upravljanja naglasak je na aktivnom sudjelovanju što
većeg broja djelatnika, u okvirima njihovih nadležnosti, u planiranju,
odlučivanje i kontroli poslovnih aktivnosti. Putem intraneta svakom
djelatniku je moguće izraziti svoja mišljenja, stavove, prijedloge u
svezi s nekom upravljačkom aktivnošću. Na taj način menadžment može
jednostavno saznati mišljenja i ocjene svojih suradnika i djelatnika,
„osluškivati“ njihovo raspoloženje i procjenjivati učinke vlastitih
upravljačkih poteza.
• Razvojne aktivnosti. Rad na razvitku
novih proizvoda, novih metoda rada i novih poslovnih strategija u načelu
se ostvaruje timski, dakle suradnjom većeg broja kompetentnih i zainteresiranih
pojedinaca. Takva priroda svih razvojnih aktivnosti un poslovnom sustavu
neodoljivo podsjeća na internetski servis rada u diskusijskim korisničkim
skupinama, a kako nema prave prepreke njegovoj implementaciji u intranetu,
njime će se uvelike povećati kvaliteta i šanse za uspjeh razvojnih aktivnosti.
Osim toga, u razvojnim se aktivnostima mogu aktivno angažirati i oni
djelatnici koji to u uvjetima nepostojanja intraneta objektivno ne bi
mogli zbog prostornih ini nekih drugih ograničenja.
• Obrazovne aktivnosti. Kako intranet
može i treba biti stalno dostupan svakome djelatniku, aktivnosti trajnoga
i povremenog dopunskog obrazovanja, uvježbavanja za nove radne postupke
i usvajanja novih znanja mogu se pomoću njega prikladno isprepletati
s obavljanjem redovitih radnih zadataka. Na taj se način mogu ostvariti
značajne uštede u vremenu i troškovima te povećati obrazovni učinci,
a funkcionalna znanja djelatnika na potrebnoj razini ažurnosti.
• Neformalna komunikacija čavrljanjem.
Premda se internetski servis čavrljanja općenito smatra prvenstveno
reakcijskim, i on može imati pozitivnih utjecaja na rad poslovnog sustava.
Naime, stanoviti oblici neformalne komunikacije među djelatnicima ne
samo da su neizbježni nego su i potrebni. Time se uspostavlja ležernija
radna atmosfera, a u suvremenoj teoriji i praksi menadžmenta naglasak
je upravo na ostvarivanju takvih uvjeta rada. Brojna istraživanja naime
pokazuju kako se na taj način mogu značajno povećati radni učinci djelatnika.
Dakako, nad primjenom takvih mogućnosti intraneta treba ipak uspostaviti
odgovarajuću organizacijsku kontrolu, kako ne bi došlo do njegovih zloporaba
i kontraproduktivnih učinaka.
Međutim, stanovite informacije o poslovanju kao što su
poslovni planovi, detalji proizvodnih procesa, financijski podaci, recepture,
podaci o obilježjima proizvoda i usluga koje se tek kani plasirati na
tržište i općenito sve informacije koje imaju značenje poslovne tajne,
ne smiju biti dostupne uvijek i svim subjektima iz okolice poslovnog
sustava.
Kao je svaki intranet po pravilu i sastavnim dijelom Interneta, između
njega i Interneta treba ugraditi nešto što će služiti kao mehanizam
zaštite trajnosti informacijskog sadržaja i procesa intraneta. Takav
se mehanizam zaštite naziva obrambenim
(„vatrenim“) zidom (engl. Firewall).
Iz navedenog prikaza ustrojstva, svojstava mogućnosti primjene intraneta
u poslovnim sustavima nedvojbeno proizlazi kako je to oblik koncipiranja
i implementacije unutarnje komunikacijske infrastrukture poslovnog sustava
koji ponajprije odgovara potrebama suvremeno organiziranoga poslovanja,
a bit će to zasigurno još i više u budućnosti.
4 Komponente intraneta
Osobno računalo poslužitelj: Osobno računalo
ili radna stanica koja pohranjuje sve aplikacije i Web stranice. Krajnji
korisnici pristupaju osobnom računalu poslužitelju kako bi informacije
s intraneta doveli do svojih osobnih računala.
Osobno računalo klijenta: Osobno računalo
krajnjeg korisnika, rabi se za pristupanje informacijama s intraneta
koje su pohranjene na osobnom računalu poslužitelju.
Mreža: Softver na razini sustava koji
upravlja najosnovnijim funkcijama osobnog računala operativnog sustava
i omogućava drugim osobnim računalima u mreži da komuniciraju.
Poslužitelj Weba: Softver koji se izražava
na poslužitelju i koji pohranjuje, upravlja i ažurira HTML datoteke,
te komunicira s drugim programima.
HTML
(Hyper Text Markup Language): Hipertekst je tekst koji
sadrži veze s drugim informacijama. HTML je jezik za programiranje koji
upravlja izgledom i ponašanjem informacija koje su prikazane na intranetu.
Stručni alati: Softver koji olakšava
izradu stranica u HTML-u.
Multimedijske datoteke: Datoteke koje
sadrže zvuk i/ili video.
Grafičke datoteke: Datoteke koje sadrže
grafičke prikaze ili slike.
Pretražitelji: Softver koji se izražava
na osobnom računalu klijenta, a koji se upotrebljava za pristupanje
i prikazivanje HTML datoteka na lokacijama Weba.
Pomoćna aplikacija: Dopunski ili besplatni
softver koji proširuje mogućnosti pretražitelja. Tipična pomoćna aplikacija
će prikazati određeni tip grafike ili multimedijske datoteke koju inače
pretražitelj ne bi mogao obraditi.
Slika 1. Komponente intraneta
Sada možemo proširiti definiciju intraneta. Intranet se
sastoji od dvije osnovne komponente:
1. Poslužitelj Weba koji se izvršava
na unutarnjoj mreži tvrtke i koji kontrolira i upravlja datotekama intraneta.
2. Alati za pregledavanje, kao što su
pretražitelji i pomoćne aplikacije, koji se izvršavaju na osobnom računalu
klijenta, a koji omogućavaju krajnjem korisniku pregledavanje i međusobno
djelovanje s informacijama s intraneta.
5 Planiranje i postavljanje intraneta
Većina organizacija odvaja značajna sredstva za implementaciju
intraneta kao važnog strateškog koraka u postizanju poslovnih ciljeva.
U planiranju intranet mreže, neka od pitanja kojim se treba voditi jesu:
Gledajući nagli porast broja informacija koje se stavljaju
na Internet, a posebno na WWW, tvrtke su počele
razmišljati o stvaranju svojih vlastitih intraneta ili unutarnjih Web
lokacija.
Intraneti bi se mogli primijeniti na glavni problem informacijskih sustava
koji je prisutan još od mainframe računala i terminala – pravodobno
i dosljedno širenje informacija širokoj publici na isplativ način.
Intraneti su razmjerno jeftini, elastični, neovisni o hardverskoj platformi,
jednostavni i lako se upotrebljavaju. Ove odlike su izuzetni argumenti
u prilog intraneta za rješavanje problema informacijskih sustava.
Na primjer, kadrovski odjeli sakupljaju, održavaju i objavljuju
brda papira o načelima, povlasticama i odredbama. U većini organizacija
je gotovo nemoguće te informacije održavati točnima i ažurnima. Neki
namještenici će u svojim priručnicima u bilo koje vrijeme imati pogrešne
i zastarjele informacije. Održavanje ovih istih informacija na unutarnjoj
Web lokaciji i omogućavanje da one budu dostupne svim namještenicima
na intranetu, umjesto da se ispisuju, predstavlja elegantno rješenje.
Budući da postoji samo jedna kopija jednostavnije se ažurira; a namještenicima
koji do informacija dolaze pokazivanjem i klikanjem hiperveza na svojim
stranicama intraneta zajamčeno je da dobivaju posljednje informacije.
Primjena na kadrove je samo jedan primjer stotina dobrih načina uporabe
intraneta unutar tvrtki. Odjeli prodaje, marketinga, razvoja, inženjeringa,
te odjeli za odnose s kupcima imaju jednako jake razloge za uporabu
intraneta od rješavanja sličnih problema.
Na primjer, u tvrtki Compaq Computer, namještenicima je
dostupno i mogu mijenjati 401.000 planova putem intraneta. U Fordu inženjeri
po cijelom svijetu komuniciraju i surađuju na dizajnu automobila.
Poštanska tvrtka Federal Express vrlo je napredna u korištenju tehnologije
intraneta. Godinama su klijenti nazivali agente telefonom da pogledaju
stanje isporuke paketa na terminalima spojenim s mainframe računalom.
Kako je tehnologija napredovala, agenti se dobili tehnologiju intraneta
da lakše dolaze do informacija i odgovaraju na upite klijenata. Taj
isti je sustav intraneta dostupan na Internetu tako da klijenti mogu
sami provjeriti stanje pošiljaka bez uplitanja drugih ljudi. Ovo je
izvrstan primjer uporabe intraneta, koja se čak razvila za širu primjenu
u korporaciji. Klijenti vole jednostavan pristup, a Federal Express
je uštedio puno novaca. Zbog toga sada postoji preko 50 Web lokacija
unutar Federal Expressa – većina je namijenjena namještenicima.
Objavljivanje informacija je danas najuobičajenija uporaba
intraneta, ali javljaju se i mnoge druge primjene. Jedan od najzanimljivijih
vidova koji je u stalnom rastu je mogućnost da nekoliko korisnika surađuje
na istok dokumentu.
7 Programi za korištenje i zaštitu Intraneta
Postoje mnogi softveri, točnije pretražitelji koji se
mogu koristiti za pretraživanje intraneta. Koristiti se tako može Microsoft
Internet Explorer, a u novije vrijeme Firefox i Opera. U daljnjem tekstu
ćemo objasniti Microsoft Internet Explorer koji je još uvijek najrasprostranjeniji
pretražitelj. Što se zaštite intraneta tiče, koristi se vatreni ili
zaštitni zid, tzv. Firewall.
7.1 Osnove Microsoft Internet Explorera
Iako je Internet Explorer stvoren za pretraživanje Internet,
njegovi koncepti i načela mogu se primijeniti na intranet tvrtke.
Microsoft Internet Explorer je pretražitelj koji se rabi
za gledanje dokumenata na World Wide Webu i na intranetu. Explorer je
softverski paket koji pomaže pri upotrebi informacija na intranetu.
Postoji poseban jezik za rukovanje informacijama na intranetu – HTML,
to je univerzalni računalni jezik World Wide Web.
Slika 2: Ikona Microsoft Internet Explorera
7.2 Uporaba zaštitnog zida
Kako bi se manjio rizik neovlaštenog pristupa sustavu
neke tvrtke i njezinim podacima, može se upotrijebiti zaštitni zid.
Zaštiti zid je hardverski ili softverski sigurnosni sustav uspostavljen
kako bi spriječio neovlašteni pristup mreži tvrtke (intranetu) ili Internetu.
Sustavi zaštitnog zida obično su filteri paketa podataka ili proxyji.
Filteri paketa podataka provjeravaju svaki paket informacija na razini
mreže, te ne propuštaju pakete za koje se ustanovi da predstavljaju
sigurnosni rizik.
Zaštitni zidovi su besplatno dostupni na lokacijama koje sadrže softver
u javnom vlasništvu, brojni komercijalni paketi mogu se kupiti po različitim
cijenama i imaju različite razine učinkovitosti.
Zaštitni
zidovi su namijenjeni otkrivanju i sprječavanju neovlaštenog spajanja
i pristupa iz vanjskog svijeta.
Zaštitni zidovi se uvelike razlikuju po filozofiji i složenosti:
• Neki dopuštaju svaki pristup koji nije posebno zabranjen.
• Neki zabranjuju svaki pristup koji nije posebno dopušten.
• Složeni zaštitni zidovi mogu zaustaviti neki ulazni promet, ali i
dopustiti korisnicima koji su s unutarnje strane da slobodno komuniciraju
s vanjskom svijetom.
Slika 3: Zaštitni zid
8 Primjer intraneta:
T-Com Office Intranet - jednostavno do svojih podataka - u svako vrijeme
i sa svakog mjesta
Office Intranet je usluga namijenjena svima koji žele
bržu i jednostavniju komunikaciju unutar tvrtke uz povećanje produktivnosti
i efikasnosti svakog pojedinaca i cijelog tima.
Pomoću Office Intranet usluge može se na brz i jednostavan način realizirati
vlastiti Intranet te na njega smjestiti različitu dokumentaciju, kontakte,
kalendar ili informacije vezane uz određeni projekt ili područja poslovanja.
Usluga je realizirana na Microsoft SharePoint Services tehnologiji i
u potpunosti je smještena na T-Com serverima. Jedini preduvjet korištenja
usluge je računalo i pristup internetu.
Office Intranet usluga omogućuje:
• jednostavno kreiranje vlastitog sigurnog intraneta
• dijeljenje različitih vrsta dokumentacije i informacija
• kreiranje timskih mjesta za on-line suradnju timova
• dijeljenje i upravljanje velikim file-ovima
• pristup usluzi od bilo kuda i bilo kada
• kontrolirani pristup vanjskim korisnicima
Office Intranet usluga je u potpunosti smještena na T-Com
serverima te omogućuje jednostavno planiranje troškova. Korištenje usluge
je omogućeno uz mjesečnu naknadu, bez troškova instalacije ili održavanja.
Inicijalna veličina diskovnog prostora od 1 GB može se jednostavno proširivati
ovisno o potrebama.
Usluzi se pristupa preko interneta, a temelji se na Windows ASP.NET
tehnologiji i web dijelovima. Web dijelovi su tako dizajnirani da se
lako mogu dodavati na stranice te konfigurirati uslugu prema vlastitim
potrebama, koristeći samo web preglednik.
Office Intranet usluga omogućuje da se sav sadržaj može čitati i mijenjati
pomoću Microsoft Office aplikacija, Microsoft Office Word 2003, Microsoft
Office Excel 2003 i Microsoft Office PowerPoint® 2003. Pomoću Microsoft
Office Outlook® 2003 se može istovremeno poslati poziv za sastanak te
kreirati specifično radno mjesto na kojem će se nalaziti sva dokumentacija
neophodna za pripremu i odvijanje tog sastanka.
Administracija usluge je vrlo jednostavna te omogućuje djelatnicima
više razina ovlasti u korištenju usluge. Vanjskim suradnicima koji nisu
zaposlenici tvrtke može se tako dozvoliti pristup samo određenim dokumentima
i informacijama i to samo s ovlastima čitanja.
9 Prednosti i nedostaci intraneta
Kako postoje brojne prednosti korištenja intraneta, tako
postoje i određeni nedostaci. Usprkos vrlo rijetkim nedostacima, korištenje
intraneta je prihvatljivo i u novije vrijeme vrlo poželjno. U narednom
tekstu navedene su prednosti i nedostaci posjedovanja i korištenja intraneta.
9.1 Prednosti intraneta
Brojne su prednosti korištenja intraneta, a neke od njih
su sljedeće:
1. Produktivnost rada: intranet omogućuje
zaposlenicima brz pristup informacijama i aplikacijama značajnima za
njihove zadaće i dužnosti. Pomoću jednostavnog web preglednika korisnici
mogu bilo kada i, ovisno o sigurnosnim propisima, od bilo kuda pristupiti
podacima sadržanima u bilo kojoj bazi podataka u koju organizacija želi
omogućiti pristup. Na taj način povećava se mogućnost da zaposlenici
organizacije obavljaju svoj posao preciznije, brže i sa pouzdanjem u
vjerodostojnu informaciju.
2. Vrijeme: uz pomoć intraneta, zaposlenicima
su traženi podaci dostupni u vrijeme u koje to njima treba, umjesto
da ih se nemarno zatrpava e-mailovima, koji, možda, i nisu toliko precizni.
3. Komunikacija: intranet se koristi
kao značajno sredstvo kako u vertikalnoj, tako i u horizontalnoj poslovnoj
komunikaciji. Objavljivanjem podataka na mreži omogućuje se održavanje
"znanja" organizacije i pristupa njemu koristeći web tehnologije.
Pod time se misli na, primjerice, priručnike za zaposlene, podatke o
povlasticama, poslovne standarde, pa čak i online edukaciju. Budući
da svaka poslovna podružnica može dokument objavljen na mreži zamijeniti
novim, najnovija verzija uvijek je preko intraneta dostupna zaposlenicima.
4. Poslovno djelovanje i odlučivanje:
intranet može poslužiti i kao podloga za razvoj i plasiranje poslovnih
aplikacija kojima se podržava poslovno djelovanje i/ili odlučivanje
u poslovanju koje se odvija u Internet okružju.
9.2 Nedostaci intraneta
Iako su rijetki nedostaci korištenja intraneta, oni ipak
postoje. Nedostaci se sljedeći:
1. Mora se kontrolirati objavljivanje informacija
kako bi se osiguralo postavljanje isključivo preciznih i prikladnih
podataka na intranet.
2. Moraju postojati strogi sigurnosni zahtjevi
kako bi se spriječilo neovlašteno korištenje intranetom ili njegova
zlouporaba.
Zaključak
Smatramo kako je danas za svaku tvrtku vrlo važno posjedovati
vlastiti intranet. Na taj se način uvelike može olakšati kako poslovanje
unutar tvrtke tako i konkurentska prednost poduzeća na tržištu.
Važnost intraneta se očituje u mnogim prednostima koje
on pruža, kao što su bolja produktivnost rada, veća uključenost zaposlenika
u odlučivanje, ušteda dragocjenog vremena, dostupnost informacija, bolja
komunikacija i dr.
Postoje i određeni nedostaci koji se lako mogu ukloniti,
a jedan od nedostataka je što neki ljudi mogu neovlašteno koristiti
intranet ili ga pak zlouporabiti. To se jednostavno može spriječiti
sigurnosnom zaštitom, popularno zvanom „vatreni zid“ ili „Firewall“.
Ono što je još vrlo važno, intranet je dostupan tvrtkama,
lako se gradi i koristi. Danas svatko zna koristiti Internet, dakle
svatko tko to zna, znati će koristiti i intranet.
U svakom slučaju, svako poduzeće koje želi biti u korak
s razvojem tehnike i tehnologije i koje želi konkurirati na tržištu,
svakako bi trebalo koristiti intranet.
Literatura